隨著科技發展，科技應用於各行各業，令業務豐富之餘，更提升整體營運效率，減少人力資源開支。因此越來越多中小型企業，會計從業員等等都開始使用會計軟件取代傳統人工手賬。一些軟件研發公司，軟件研發人員亦看準時機，推出一些「免費」會計軟件吸引新用戶。這些「免費」會計軟件是否真正所謂「免費」？
我們一起來探究……
- 第一：留意「免費」使用是有期限或條件限制，常見的免費使用期是一個月或三個月。免費期過後仍需要按月或按年付費。
- 第二：輸入的資料數據存於第三方，且不可由客戶自行備份，不能做到100%資料安全保密。應留意如停用該軟件後客戶是否能取回完整資料數據，甚至是否需要額外付費，這是一大問號！
- 第三：僅限單用戶使用，如需增加用戶數量，留意是否需額外付費。
- 第四：限制建立公司賬套數量，如超出限額，便需留意是否要額外付費。
- 第五：如出現系統故障，用戶往往處於被動狀態。結果如何？須等待第三方進行技術處理和修復，系統回復正常後方可繼續使用，而屬於你的資料數據又是否能絲毫無損？
- 第六：「免費」軟件功能不齊全，只提供部分功能範圍，例如：沒有系統性的倉存管理、顧客/供應商管理、財務報表單一或欠缺、不能匯出Excel等等，如要擴展全面功能應用範圍是否需額外付費，這是事先必須要了解清楚的。
- 第七：「免費」會計軟件通常是較新型的產品，開發時間較短暫，可能只有短短數年歷史，穩定性及數據準確情況仍有待觀察。若管理公司/平台出現問題甚或停止作業，客戶的資料便沒有保障或構成風險了。故近年有新興的會計軟件或online產品，在市場上的發展一瞬即逝未必無因，若用戶遇上此等情況只能大嘆倒霉。建議用戶應對產品的開發商多加了解和比較。
- 第八：「免費」會計軟件各地區用戶通常只能透過電郵與外國支援部門聯絡，受地區所限未能即時做到點對點支援效果。無論溝通語言，時差，甚至個別地區的疫情都會影響整體支援服務狀態。留意操作以外，支援服務和質素也是非常重要。
值得深思的是我們為企業揀選合適的會計軟件這如此重要的決定，是否以「免費」為首要考慮？？建議大家就多方面比較，選擇功能廣泛，操作簡易，產品歷史悠久，表現穩定而又性價比高的會計軟件，以免下錯決定，最終費時失事。
